Les sociétés peuvent désormais émettre les fiches de rémunération de leurs salariés en version électronique, un procédé également appelé dématérialisation des fiches de paie. Cette transformation numérique permet aux salariés d’accéder facilement à leurs documents de salaire, généralement via une plateforme en ligne. La mise à disposition des fiches de paie électroniques facilite de nombreuses démarches, tout en soulevant des questions : comment sont distribuées ces fiches ? Quelles sont les règles de conservation ? Comment est produite une fiche de paie électronique ? Quelle est la nature d’une fiche de paie électronique ?
Une fiche de paie est un document obligatoire que l’employeur doit fournir à l’employé mensuellement ou selon une périodicité adaptée au cycle de rémunération. Depuis 2018, les employeurs doivent émettre une fiche de paie simplifiée, conçue pour être plus claire pour les salariés. La version électronique d’une fiche de paie présente les mêmes informations que le document papier traditionnel.
RÈGLEMENTATION DES FICHES DE PAIE ÉLECTRONIQUES
Depuis 2009, l’émission d’une fiche de paie électronique requérait le consentement du salarié, ce qui constituait une limitation importante. Toutefois, à partir de 2016, les conditions de distribution des fiches de paie électroniques ont été assouplies. Aujourd’hui, si un salarié ne refuse pas explicitement de recevoir sa fiche de paie sous forme électronique, il est présumé avoir donné son accord. En l’absence de refus du salarié, cette méthode est considérée comme acceptée. Ainsi, la fiche de paie électronique est devenue un standard.
Il est important de noter que, malgré une plus grande flexibilité, les employeurs doivent toujours respecter les délais de remise des fiches de paie.
AVANTAGES DE LA FICHE DE PAIE ÉLECTRONIQUE
La fiche de paie joue un rôle essentiel dans la relation entre l’employeur et l’employé, venant compléter le contrat de travail. Elle doit contenir plusieurs informations obligatoires et nécessite une attention particulière lors de sa préparation. La création d’une fiche de paie implique différents calculs, notamment des cotisations, pour transformer le salaire brut en net.
Adopter une fiche de paie électronique offre des avantages significatifs : Pour l’employeur, l’utilisation d’un système en ligne ou d’un logiciel de paie conforme permet de réaliser des économies de temps et d’argent, tout en réduisant les risques d’erreur, garantissant ainsi une conformité légale. Pour le salarié, cela signifie un accès facile et permanent à ses fiches de paie, ce qui simplifie ses démarches administratives sans nécessiter de démarches spécifiques, augmentant ainsi son autonomie.
Un logiciel de paie est un outil informatique permettant l’automatisation de la collecte des données paie, du traitement et du calcul de celles-ci, ainsi que de la gestion administrative du personnel. L’objectif est de produire une fiche de paie et des déclarations conformes à la fois à la législation sociale et à la situation personnelle du salarié.
Le logiciel de paie simplifie le traitement des processus « ressources humaines » dans le cadre du management de la paie, depuis l’embauche jusqu’au départ des collaborateurs.
Il peut être installé :
- On-premise : aussi appelé « en monoposte », ce sont des logiciels physiquement installés sur les serveurs de l’entreprise. L’utilisateur acquiert une licence auprès de l’éditeur.
- Saas et solution de paie en ligne : le logiciel est installé sur les serveurs de l’hébergeur et il est accessible à distance via n’importe quel navigateur web. L’utilisateur paie généralement un abonnement.